Como es de su conocimiento actualmente estamos en una etapa de contingencia y debido a las restricciones que debemos cumplir, nos hemos visto en la obligación en generar algunos cambios en nuestros procesos con el ánimo de desarrollar las actividades cotidianas en un ambiente de seguridad para los colaboradores y también para nuestros clientes y proveedores.

En consecuencia, informamos a todos los proveedores de VOLMACO S.A.S la nueva metodología que aplicaremos para la recepción de soportes de facturación, que empezará a regir a partir del 27 de abril del presente año, la cual se regirá por los siguientes procesos:

Cada proveedor debe crear una carpeta digital en su computador con su nombre completo

Dentro de la carpeta se deben crear dos sub carpetas: una con la placa del vehículo. En caso de tener 2 o más vehículos se debe crear una subcarpeta por cada uno de ellos.

La segunda sub carpeta se nombra con el periodo de la semana a cobrar (En el paso 6 se explicará el contenido de esta carpeta)

Dentro de la carpeta de cada vehículo se deben crear otras dos subcarpetas: la primera con el nombre completo del conductor y allí adjuntar todos sus documentos (cedula, licencia de conducción, examen médico ocupacional, hoja de vida, contrato laboral y seguridad social). En la segunda subcarpeta deben quedar todos los documentos del vehículo (matricula de propiedad, seguro obligatorio- SOAT, técnico mecánica y póliza contra terceros)

En la subcarpeta que nombramos con el periodo de semana que vamos a cobrar (paso3) se crea una subcarpeta con la placa del vehículo (en caso de tener 2 o más vehículos debe crear una subcarpeta por cada uno ya que los recibos se deben enviar separados por placa)

En la carpeta de cada vehículo se debe crear una subcarpeta por cada obra donde el vehículo haya trabajado en esa semana. En esta carpeta adjuntaremos 2 archivos con los recibos escaneados. El primer archivo con los viajes de material y el segundo con los viajes de tierra y su respectivo botadero.

Esta información debe enviarse los días lunes dentro del horario laboral al correo de facturación: facturación@www.volmaco.com y se deberán hacer llegar físicos a la oficina en esa misma semana, el día que le corresponde su pico y cédula ya establecido por el gobierno y dentro de nuestro horario laboral.

Es de aclarar que NO se tomaran en cuenta los correos que lleguen después del día y la hora indicada.

En caso de detectar duplicidad o inconsistencias en la información entre una semana y otra, el pago no se realizará hasta no ser esclarecida la misma.

En el siguiente link encontrarán un video donde se explica paso a paso como diligenciar toda esta información y un ejemplo de las carpetas a crear, el cual puede ser utilizado como punto de partida, cambiando solo nombres a las carpetas https://www.volmaco.com/proveedores/

Si tiene inconvenientes o dificultades con el procedimiento antes descrito, favor comunicarse con Johnny Fernando Herrera en el móvil 3105107955 y Juliana Montaño Correa en el móvil 3138032808

SEÑOR PROVEEDOR RECUERDE QUE ESTAMOS EN TIEMPOS DE CONTINGENCIA Y TODOS ESTOS CAMBIOS RESPONDEN A LA NECESIDAD DE DAR CONTINUIDAD A NUESTRAS ACTIVIDADES, CON EL MÁXIMO DE SEGURIDAD.

EN VOLMACO S.A.S NOS PREOCUPAMOS POR EL BIENESTAR DE TODOS

Atentamente,

HECTOR ALIRIO MORENO CORREA

Gerente